Rekisteriseloste ja tietosuojalauseke
EU:n yleinen tietosuoja-asetus EU 2016/679 (GDPR).
Laatimispäivämäärä 24.5.2018
Rekisterinpitäjä
Forecon Oy (Y-tunnus: 2585322-9)
Visiokatu 4, 33720, Tampere
Puh. +358 40 704 1187
Rekisteriasioista vastaava:
Janne Puustelli
Forecon Oy (Y-tunnus: 2585322-9)
Visiokatu 4, 33720, Tampere
info@forecon.fi
Rekisterin nimi
Forecon Oy:n asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaikkia Forecon Oy:n asiakas ja sopimussuhteeseen perusteella kerättyjä henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen EU 2016/679 vaatimuksien mukaisesti Forecon Oy:n asiakassuhteiden hoitamiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on näihin liittyvä asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto, yhteydenotto, tapahtumailmoittautuminen tai muu asiallinen yhteys.
Forecon Oy käyttää henkilötietoja:
• yleisesti asiakkuuden hoitoon ja kehittämiseen
• asiakasviestintään
• markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen
• asiakaspalvelun kehittämiseen
• palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen.
• Kysely-, mielipide- ja markkinatutkimuksiin.
Miten keräämme henkilötietoja?
Keräämme henkilötietoja henkilöiltä itseltään esimerkiksi verkkosivuvierailuiden, puhelujen, sähköpostien, sosiaalisen median, digitaalisiin palveluihin kirjautumisen ja vierailujen yhteydessä, verkkopalvelussa, asiakastapahtumissa sekä asiakastapaamisissa. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös päivityspalveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.
Seuraamme verkkosivujemme kävijävierailuja ja keräämme automaattisesti anonyymejä tilastotietoja sivujemme käytöstä. Osa tästä tiedosta kerätään evästetoiminnon kautta. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkosivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Foreconilla on käytössään Google Analytics -verkkoanalyysipalvelu. Palvelun avulla saamme tietoa siitä, miten sivujamme käytetään. Google Analytics tallentaa vierailijoidemme selaimille ja kiintolevyille evästeitä, jotka kertovat, milloin, missä ja miten sivuillamme vieraillaan. Palvelu tallentaa myös lyhennetyn osan vierailijoiden IP-osoitteista. Google Analytics ei jäljitä yksittäisten vierailijoiden verkkokäyttäytymistä. Palvelu käsittelee keräämänsä tiedot anonyymisti ja käyttää niitä tilastollisiin tarkoituksiin.
Jos haluat, ettei Google Analytics käytä tietojasi, voit estää sen asentamalla selaimeesi Google Analytics Opt-out Browser -lisäosan. Huomioithan, että estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toimintaan.
Voiko joku muu kerätä tietoja käyttämästäni palvelusta?
Palveluissamme voi olla käytössä ns. yhteisöliitännäisiä, kuten Twitterin upote. Esimerkiksi Twitter yhteisöliitännäisten painikkeet saattavat näkyä osassa palveluitamme, mutta niiden sisältö tulee suoraan Twitteristä. Kun kävijä vierailee palvelussamme, Twitter-yhteisöliitännäinen tunnistaa, että käyttäjä on kirjautuneena Twitteriin.
Twitter voi kerätä tietoa kävijän vierailusta kulloinkin voimassaolevien yksityisyydensuojaa koskevien ehtojensa mukaisesti. Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin kuin yllä
mainittuihin sivustoihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot rekisteröidyistä asiakkaista. Henkilöön, asiakassuhteen hoitamiseen ja asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, muun muassa:
• Yrityksen nimi
• Y-tunnus
• yhteyshenkilö
• Työnimike
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• www-sivujen osoite
• Osto- ja osallistumistiedot kuten tuote-, hinta-, tarjous-, toimitus- ja laskutustiedot
• Markkinointiluvat (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti)
• Foreconin verkkosivujen ja -palvelujen käyttötietoja, kuten ajankohta, sivut ja vierailun kesto
• Markkinointiviestien lähetys-, avaus- ja klikkaustietoja
• Oppaiden ja muiden materiaalien tilaus- ja lataustietoja
• Evästeitä
• Erikseen yksilöityjä suostumuksia tai lupia henkilötietojen käsittelyyn
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja kuitenkin voidaan luovuttaa Forecon Oy:n yhteistyökumppaneille ja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi. Lisäksi rekisterinpitäjä voi siirtää tietosuoja-asetuksen puitteissa rekisterin sisältämiä tietoja suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.
Markkinointi yrityksille
Lähetämme yrityksille sähköistä suoramarkkinointia, viestintää ja kutsuja tilaisuuksiin. Saatamme käsitellä henkilötietojasi yrityksessä hoitamiesi tehtävien johdosta tai siksi, että toimit yrityksen edustajana. Henkilötietojesi käsittely tähän tarkoitukseen perustuu oikeutettuun etuumme, joka on asiakkaille ja yrityskontakteille suunnattu sähköinen markkinointi ja viestintä.
Keräämme yhteystietosi, yrityksen taustatiedot ja toimenkuvasi. Kun osallistut tapahtumiimme,
avaat viestejämme, olet meihin yhteydessä, tilaat meiltä materiaalia, vierailet verkkosivuillamme tai muuten käytät markkinointi- ja viestintäsisältöjämme, tiedot kerätään ja analysoidaan.
Analytiikan avulla käyttötiedoista johdetaan kiinnostuksen kohteesi ja aktiivisuutesi lead-pisteinä. Evästeistä ja verkkosivujen käytöstä löydät lisää tietoa yllä.
Saamme tietosi suoraan sinulta projektitoimintamme yhteydessä, kun tilaat uutiskirjeemme, ilmoittaudut tapahtumiimme, täytät materiaalipyyntölomakkeen verkkosivuillamme, lähetät meille sähköpostia tai toimitat meille itse tietosi muulla tavoin. Voimme hankkia henkilötietojasi myös muista lähteistä, kuten Suomen Asiakastiedon päättäjärekisteristä, yritysten julkisilta verkkosivuilta, verkon yhteisöpalveluista tai muista vastaavista lähteistä. Tietoa syntyy myös analytiikan avulla, kun käytät markkinointi- ja viestintäsisältöjämme.
Sinulla on mahdollisuus kieltää henkilötietojesi käyttö sinulle lähettämämme viestin yhteydessä tai lähettämällä erillinen pyyntö rekisteriasioista vastaavalle henkilölle sähköpostitse. Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti, jonka jälkeen henkilötietosi poistetaan.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asiakkaan lupaa. Ohjelmien käyttöön tarvittavat palvelimet sijaitsevat EU tai ETA-alueella tai Henkilötietolain 22 §:n tarkoittamissa EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa, joissa EU-komissio todennut tietosuojan tason riittävyyden.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.
Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaalla on pyynnöstä oikeus tarkistaa ja saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu sekä mistä tiedot rekisteriä varten säännönmukaisesti hankitaan, mihin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Pyynnöt ja markkinointikiellot osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen
Forecon Oy, Hermiankatu 6-8 G, 33720 Tampere
tai rekisteriasioista vastaavalle henkilölle sähköpostitse.
Muutokset tietosuojaa koskevaan julkilausumaan
Tarkistamme julkilausuman säännöllisesti ja teemme siihen ajoittain muutoksia. Jos teemme julkilausumaan muutoksia, ilmoitamme muutoksen voimaantulopäivämäärän muutetussa julkilausumassa ja muutettu julkilausuma tulee voimaan kyseisestä päivämäärästä alkaen. Kehotamme lukemaan julkilausuman säännöllisesti uusien muutosten tarkistamiseksi. Tätä tietosuojaa koskeva julkilausumaa on viimeksi päivitetty 24.5.2018.